Bitco³ hofft, dass Sie schöne Feiertage hatten und gut ins neue Jahr gestartet sind. Wir sind wieder fleißig dabei, an neuen Projekten zu arbeiten und freuen uns auf das kommende Jahr. Mit einem Beitrag von Prof. Dr. Rentrop über das Thema „Standardisierung“ startet auch unser Blog ins neue Jahr, in dem, wie gewohnt, alle zwei Wochen ein neuer Beitrag veröffentlich wird.

Standardisierung – Was ist das?

In vielen Unternehmen existieren historisch gewachsene, redundante IT-Architekturen. Die Redundanz findet sich dabei in Technologien, Daten und Funktionen. Typisch ist zudem, dass die redundanten IT-Elemente durch verschiedene Organisationseinheiten betrieben und genutzt werden.

Zu verschiedenen Gelegenheiten stellt sich die Frage, ob dieser Wildwuchs und damit die Redundanz reduziert werden kann. Werden auf diesem Weg zunächst die Daten vereinheitlicht, kann dies als Integration bezeichnet werden. Wird darüber hinaus auch die Anzahl der redundanten Funktionen und Technologien reduziert, ist allgemein von Standardisierung die Rede. Werden die Prozesse in einem System abgebildet und durch eine ausführende Einheit betrieben, liegt Zentralisierung vor.

Zentrales Ziel dieser Maßnahmen ist die Senkung der IT-Kosten, da davon ausgegangen wird, dass die Redundanz Mehrkosten verursacht. Zusätzlich werden die erhöhte Transparenz und die schnellere Umsetzung von Änderungen als Vorteile der Standardisierung gesehen. Schließlich wird die Standardisierung aktuell auch als Voraussetzung für die Automatisierung von Prozessen diskutiert; insofern stellt die Standardisierung eine Grundlage für die erfolgreiche Digitalisierung dar.

Standardisierung und Zentralisierung von Prozessen sind aber auch mit erheblichen Risiken verbunden. Vereinheitlichte Systeme und Prozesse stellen einen Fehlermultiplikator dar, der die Risiken deutlich erhöhen kann. Außerdem werden in vielen Projekten die Entwicklungs- und Betriebskosten eines einheitlichen Systems unterschätzt. Im Ergebnis kann dies sogar dazu führen, dass ein einheitliches System teurer wird, als mehrere Stand-Alone Systeme. Weiterhin ist ein standardisiertes System zwingend durch eine zentralisierte Governance geprägt. Diese wiederum reduziert die Flexibilität, wodurch organisatorische Fliehkräfte gefördert werden. Schließlich ergeben sich auch Risiken aus der Vorgehensweise. Die Zentralisierung wird eher gelingen, wenn zunächst die Systeme und Prozesse integriert und standardisiert werden. Die umgekehrte Reihenfolge birgt hohe Risiken, da die Anwender die Verantwortung bei erwartbaren Problemen der Systemmigration dem neuen „zentralisierten“ Dienstleister zuweisen.

Fehler in dem Zentralisierungsprozess sowie eine überzogene Zentralisierung führen in der Regel zu einer Gegenbewegung im Unternehmen. Im Ergebnis werden die Prozesse und Systeme in Form von Schatten-IT wieder dezentralisiert.

Im Ergebnis zeigt sich also, dass Projekte zur Standardisierung und Zentralisierung keine Selbstläufer sind. Es stellt sich vielmehr die Frage, wann die Standardisierung sinnvoll angegangen werden kann. In weiteren Folgen dieses Blogs werde ich Ihnen hierzu strukturierte und praxiserprobte Methoden vorstellen.

Autor: Prof. Dr. Christopher Rentrop