{"id":3481,"date":"2017-10-12T11:30:17","date_gmt":"2017-10-12T09:30:17","guid":{"rendered":"https:\/\/bitco3.com\/de\/?p=3481"},"modified":"2025-04-28T13:49:17","modified_gmt":"2025-04-28T11:49:17","slug":"schattenit-qualitaetsmanagement-excel-access","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/bitco3.com\/en\/2017\/10\/12\/schattenit-qualitaetsmanagement-excel-access\/","title":{"rendered":"Schatten-IT-Praxisbeispiel: Qualit\u00e4tsmanagement mit IDV"},"content":{"rendered":"
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In einem Gespr\u00e4ch mit einem Unternehmensvertreter habe ich vor einigen Tagen ein sehr interessantes und eindr\u00fcckliches Beispiel f\u00fcr Schatten-IT kennen gelernt. Dieses Beispiel ist typisch f\u00fcr viele Unternehmen und erg\u00e4nzt die bisherigen Schatten-IT-Beispiele unserer Blogserie<\/a> sehr gut, daher stelle ich es Ihnen nachfolgend vor:<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n

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Qualit\u00e4tsmanagement<\/h3>\n

Fachabteilung:<\/strong> Fertigung<\/p>\n

Technologie:<\/strong> Excel, Access<\/p>\n

Wie ist die Ausgangslage?<\/strong>
\nEin Unternehmen ist unter anderem Zulieferer von Pharmaunternehmen und unterliegt damit selbst auch den Regularien der Aufsichtsbeh\u00f6rden wie bspw. der FDA. Zur Unterst\u00fctzung der Anforderungen der Beh\u00f6rden ben\u00f6tigt das Unternehmen f\u00fcr die Fertigung ein Qualit\u00e4tsmanagementsystem. Insgesamt ist nur ein kleinerer Teil des gesamten Unternehmens betroffen, daher wird eine gro\u00dfe Investition im Fachbereich gescheut und das QMS in der Fachabteilung auf Basis von Excel und Access entwickelt.<\/p>\n

Wie ging es weiter?<\/strong>
\nDas System wird \u00fcber einige Zeit genutzt und entsprechend den \u00c4nderungen der Anforderungen weiterentwickelt. Nach einiger Zeit verl\u00e4sst der verantwortliche Mitarbeiter das Unternehmen, die Nutzung geht jedoch weiter. Zwischenzeitlich muss das System auf einen anderen Rechner umziehen; dabei wird ein Teil desr Access- Datenbank besch\u00e4digt und Daten gehen verloren. Aktuell m\u00fcsste eine Weiterentwicklung erfolgen, aber niemand kennt den Aufbau des Systems und daher bleiben Anforderungen liegen.<\/p>\n

Wie ist der Fall zu bewerten?<\/strong>
\nEin funktionierendes QMS ist eine zentrale Forderung der Aufsichtsbeh\u00f6rden in der Pharma- und Lebensmittelindustrie. Identifizierte Verst\u00f6\u00dfe m\u00fcssen dann oft sehr kurzfristig zu hohen Kosten beseitigt werden. Zudem k\u00f6nnen die eigenen Kunden bei Nichterf\u00fcllung der regulatorischen Anforderungen abwandern. Insgesamt besteht hier also ein erhebliches Risiko f\u00fcr das Unternehmen. Ein solch wichtiges System sollte daher nicht durch die Fachbereiche in Eigenregie und ungeregelt entwickelt und betrieben werden.<\/p>\n

Was ist zu tun?<\/strong>
\nIn diesem Fall w\u00e4re mindestens die bessere Dokumentation des Systems bzw. die Vermeidung der Abh\u00e4ngigkeit von Einzelpersonen, eine Datensicherung und eine Trennung von Test- und Produktivsystem anzuraten. Wenn der Business Case halbwegs gerechtfertigt ist, sollte in einem solchen Fall auch eine professionelle Softwarel\u00f6sung entwickelt werden.<\/p>\n

Grunds\u00e4tzlich ist zu beachten, dass derartig kritische Systeme in der Regel nicht durch den Fachbereich allein verantwortet werden sollten. Gibt es aber doch Gr\u00fcnde daf\u00fcr, sollte der IT-Bereich detaillierte Regeln zu Entwicklung und Betrieb dieser Systeme formulieren, um die Risiken f\u00fcr das Unternehmen klein zu halten. Hier hilft die adaptive Governance, geeignete L\u00f6sungen zu finden.<\/p>\n

Was kann ich tun, um einen \u00e4hnlichen Fall zu vermeiden?<\/strong>
\nDurch eine Erhebung der Schatten-IT entweder durch Gespr\u00e4che oder mit Hilfe eines Self-Assessment- Konzepts k\u00f6nnen Sie die relevanten Schatten-IT- Systeme identifizieren. Durch die Bewertung der Systeme k\u00f6nnen Sie dann entscheiden, wie mit diesen umzugehen ist: zur Kenntnis nehmen und weiter beobachten, den Betrieb des Service professionalisieren oder das System neu zu bauen. Der Fall belegt wieder einmal, dass Sie auf keinen Fall Ihre Schatten-IT ignorieren sollten. Derartige Risiken haben wir in allen untersuchten Unternehmen gefunden.<\/p>\n

Sind Sie an weiteren Schatten-IT-Beispielen interessiert, die uns begegnet sind, dann lesen Sie gerne weitere Artikel unserer Blogserie<\/a> dazu.
\nAutor: Prof. Dr. Christopher Rentrop<\/a><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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