Immer mehr Fachabteilungen setzen digitale Ideen selbstständig um und entwickeln oder beschaffen eigene IT-Lösungen, ohne die IT-Abteilung einzubeziehen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung mit dieser Schatten-IT umzugehen [1]. Wichtig dabei ist es die Ursachen für diese Entwicklung zu kennen. Warum Schatten-IT entsteht und kaum zu verhindern ist, zeigt dieser Blog-Beitrag. Er eröffnet dadurch eine neue Sicht: Unternehmen sollten die eigenen IT-Aktivitäten der Fachbereiche begeistert annehmen, aber in einer transparenten, steuerbaren Weise!
Beispiele für die Treiber der Entstehung lassen sich aus drei Blickwinkeln betrachten:
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- Umfeld: Die Mitarbeiter werden immer technikaffiner. Digital Natives und Digital Immigrants nutzen IT in sämtlichen Lebensbereichen. Ihre alltäglichen Nutzungserwartungen und IT-Kenntnisse bringen sie an den Arbeitsplatz mit und gestalten diesen auch mit eigenen Ideen. Neue Technologien und Cloud-Computing vereinfachen gleichzeitig den Zugang zu IT-Lösungen. Oft reicht eine Kreditkarte um IT-Services über das Internet zu buchen und einzusetzen. Aber auch bestehende, vom Unternehmen bereitgestellte Tools zur Individuellen Datenverarbeitung (IDV) wie Microsoft Excel oder Access erlauben den Nutzern eigene Lösungen zu entwickeln, auszuprobieren und zu implementieren.
- Fachbereich: Die Fachbereiche selbst bringen in Unternehmen grundsätzlich eine hohe Autonomie mit. Sie stützen sich auf ihren Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Führungskräfte wollen entsprechend ihrer Verantwortung dann aber auch über die Dinge entscheiden, von denen sie sich eine Verbesserung erhoffen. Fachbereichsmitarbeiter suchen Wege, um ihre Arbeit zu verbessern und vorgegebene Ziele zu erreichen. Das betrifft auch die IT und so probieren und entwickeln sie eigene Lösungen.
Eine Merger & Akquisition Historie kann dies zusätzlich fördern. Die Business-Abteilungen sind andere IT-Lösungen von der Zeit vor der Unternehmensübernahme gewohnt (und wollen deren Funktionalitäten beibehalten). Des Weiteren kann es durch unterschiedliche Kulturen der fusionierten Unternehmen dazu kommen, dass sie sich den Änderungen wiedersetzen und eigene Lösungen implementieren.
Eine räumliche Verteilung verstärkt die Bildung von Schatten-IT zusätzlich, da beispielsweise eine große Distanz den Austausch mit der IT-Abteilung schwieriger macht. Die Fachbereiche suchen dann eigene Lösungen um ihre Ideen umzusetzen.
- IT-Abteilung: Auf Seiten der IT-Abteilung treffen die Bestrebungen der Fachbereiche auf eine hohe Auslastung der IT-Mitarbeiter, eine oft hohe Zentralisierung und auf Effizienz-getrimmte Prozesse, die sich aus dem jahrelangen Kostendruck auf die IT ergeben haben. Die IT-Abteilung ist damit gezwungen Anforderungen der Fachbereiche zurückzuweisen oder nach hinten zu verschieben bzw. kann Projekte oft nur langsam durchführen. Aufgrund rasanter technologischer Neuerungen am Markt ist es auch schwierig immer die notwendige Kompetenz innerhalb der IT-Abteilung für spezifische Anforderungen aufzubauen. Dies erschwert die Umsetzung neuer Fachbereichs-Ideen.
Die genannten Faktoren treiben die Schatten-IT-Entstehung an. In Summe versuchen die Fachbereiche Lücken in der bestehenden IT-Landschaft zu füllen, um besser zu werden. Abstimmungsmängel mit der IT-Abteilung, die oft als zu langsam empfunden wird, stellen jedoch Hürden für die Fachbereiche dar und behindern die (schnelle) Umsetzung ihrer Verbesserungsideen. Empfinden die Fachbereiche die Hürden als zu hoch im Vergleich zu dem Aufwand eine eigene IT-Lösung zu entwickeln, implementieren sie diese eben selbst in Form von Schatten-IT [2].
Aus den genannten Entstehungsgründen ist es kaum möglich, die eigenen IT-Aktivitäten im Fachbereich proaktiv durch die IT-Abteilung zu verhindern. Der Weg zur IT-Abteilung ist gerade für neue, vage Ideen einfach zu weit. Er kann sogar umsonst sein, wenn bestimmte Ideen nicht weiterverfolgt werden sollen. Gleichzeitig bringen genau diese IT-Aktivitäten in den Fachbereichen Innovationen ins Unternehmen. Viel wichtiger ist es daher dezentrale IT-Strukturen und -Prozesse in den Fachbereichen zu begrüßen und sie transparent zu machen.
Wenn die IT-Lösungen nicht im Schatten bleiben, sondern als Fachbereichs-IT oder business-managed Applications betrieben werden, lassen sie sich steuern. Je nach Risikogesichtspunkten, Kostenkriterien und dem Status im Lebenszyklus kann dann darüber nachgedacht werden, ob die Verantwortung für einzelne Lösungen im Fachbereich verbleiben soll oder ob (Teil-)Aufgaben und Komponenten doch besser an die IT zu übergeben sind. Es verbleibt damit eine flexible aber gesteuerte IT für die der Fachbereich verantwortlich ist und die in einer interdisziplinären Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung entwickelt wird. Dazu muss aber erst einmal die existierende Schatten-IT aufgedeckt und gesteuert werden.
Warum Unternehmen die bestehende Schatten-IT steuern sollten und dadurch die Fachbereiche für das Thema und verbundene Probleme sensibilisieren, zeigen wir im nächsten Teil unserer Blogserie „Schatten-IT“!
[1] Siehe zur Frage „Was ist Schatten-IT?“ unseren Blogbeitrag.
[2] Die folgende Studie diskutiert die Theorie hinter dieser Entstehung.
