Parallel zur Schatten-IT-Blogreihe wird in diesem dreiteiligen Beitrag speziell auf Individuelle Datenverarbeitung (IDV) und den geeigneten Umgang damit eingegangen.
Erhebung von Schatten-IT: wichtige Faktoren
Schatten-IT zeichnet sich dadurch aus, dass sie nicht in das Management der IT-Abteilung integriert ist. Bei von Fachbereichen entwickelten IDV-Anwendungen kommt hinzu, dass Dokumentation, Entwicklungsstand und Testverfahren oft verbesserungswürdig sind. Für die digitale Transformation ist die mangelnde Transparenz über Schatten-IT-Anwendungen, insbesondere bei IDV, in großes Hindernis.
Die IT-Unterstützung kann nicht so auf die Prozesse ausgerichtet werden, dass der größte Kundennutzen entsteht, wenn den IT-Verantwortlichen Kenntnis über die selbst entwickelte IT in den Fachbereichen fehlt. Als Ergebnis einer Schatten-IT-Erhebung müssen die eingesetzten Anwendungen selbst sowie Faktoren für deren Qualität und Relevanz identifiziert werden.
Oft wissen Unternehmen nicht welche Anwendungen überhaupt im Einsatz sind. Aufgrund der Menge an IDV-Anwendungen, die oftmals unkontrolliert vervielfältigt und nicht versioniert werden, fällt das Erstellen einer einfachen Liste von versteckten IDV-Anwendungen bereits schwer. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter die Qualität und Relevanz dieser Anwendungen oft nicht wahrnehmen.
Die Qualität von IDV-Anwendungen basiert typischerweise auf Verständlichkeit der Dokumentation, angemessener Verifizierung der Berechnungen oder des Datenmodells, angemessener Interoperabilität und geregelter Verantwortlichkeit. Anwendungen dürfen also nicht vom Wissen einzelner Mitarbeiter abhängen, müssen ihrer Kompliziertheit entsprechend getestet sein, müssen Schnittstellen zu angrenzenden Systemen oder den Nutzern anbieten und sollten einen ausgewiesenen Ansprechpartner bei Problemen haben.
Einflussfaktoren auf die Relevanz einer IDV-Anwendung sind Rechnungslegungsrelevanz und Prozesskritikalität. Relevante Anwendungen sind also solche, deren Ergebnis korrekt sein müssen, egal wie selten sie genutzt werden und solche, die bei Ausfall die Ausführung des zu unterstützenden Prozesses behindern. Je relevanter der unterstütze Prozess ist, desto relevanter ist daher auch die unterstützende Anwendung.
Die besondere Rolle der IDV
Bei der Erhebung von Schatten-IT spielen IDV-Anwendungen eine besondere Rolle. IDV wird von Prozessausführenden sehr häufig betrieben, dabei aber selten als kritische Anwendung wahrgenommen. IDV-Anwendungen können jedoch genauso kritisch wie andere Anwendungen sein, wobei deren Qualität durchschnittlich sogar schlechter ist. Die folgende Grafik zeigt diesen Sachverhalt anhand der verschiedenen Arten von Schatten-IT.
IDV macht durchschnittlich den größten Anteil an Schatten-IT aus, wobei die Relevanz relativ gleich und die Qualität relativ schlecht ist. Aus einer hohen Entwicklungsrate oder Nutzung von IDV-Anwendungen in einem Prozess oder Fachbereich kann außerdem abgeleitet werden, dass die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT-Abteilung verbessert werden kann.
Im nächsten Teil dieser Reihe werden die Herausforderungen beim Management der Schatten-IT mit IDV-Ausprägungen diskutiert.
