In einem unserer letzten Blogbeiträge haben wir darüber gesprochen, dass auch für kleine und mittelständische Unternehmen IT immer mehr an Bedeutung gewinnt und sich dadurch wachsende Anforderungen an IT-Abteilungen ebenfalls wandeln. Dieser Beitrag schildert, wie wir mit Hilfe einer lebbaren IT-Strategie die INGUN Prüfmittel GmbH dazu befähigen, diesen Anforderungen zu begegnen.
Die hohen Kunden- und Qualitätsansprüche spiegeln sich auch in den Anforderungen an die IT-Systeme wider. Im Zuge dessen ist es wichtig, dass Business und IT-Abteilung optimal abgestimmt sind, damit IT bestmöglich eingesetzt werden kann, um gemeinsam die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen.
Kontinuierlicher Dialog als zentraler Punkt
Im Zuge eines Initialprojekts ging es zunächst darum, die aktuellen Herausforderungen im Kontext von IT für INGUN zu benennen und zu evaluieren. Dabei ist das Ziel, Chancen und Risiken für das Unternehmen zu erkennen. Diese wurden aus verschiedenen Dimensionen heraus beleuchtet, wie Organisation, Sourcing oder Architektur. Daraus wurden verschiedene Maßnahmen abgeleitet, wobei ein zentraler Punkt der kontinuierliche Dialog mit den Fachbereichen darstellt. Für diesen Dialog wurden im weiteren Rollen, Gremien und ein Prozess, sowie einfache Prinzipien etabliert:
Klare Rollen seitens der IT, aber auch seitens der Fachbereiche, sind nötig, um Kommunikationskanäle eindeutig festzulegen und transparent in der Organisation bekannt zu machen. Dazu wurden auf der einen Seite in der IT Business Partner definiert, die für bestimmte Funktionsbereiche als Ansprechpartner fungieren. Auf der anderen Seite wurden in den Fachbereichen Ansprechpartner definiert, welche die strategischen Projekte zusammen mit den Business Partnern diskutieren.
Als nächstes muss ein Prozess und Gelegenheit geschaffen werden, damit die definierten Personen regelmäßig miteinander sprechen. Dazu wurde erstens festgelegt, dass sich das Tandem aus IT und Fachbereich jedes Quartal trifft, um über aktuelle und anstehende Projekte sowie Projektideen zu sprechen und dies entsprechend zu dokumentieren. Zweitens wurde auch festgehalten, dass die IT sich intern regelmäßig über das Projektportfolio und damit zu den gesamten IT-Projekten austauscht. Dies dient dem Erkennen von Synergieeffekten, der Wissensteilung, sowie der Planung IT-interner Ressourcen. Außerdem gibt es als drittes die Möglichkeit, in einer übergreifenden Führungsrunde mit allen Funktionsbereichen und der IT über Projekte zu sprechen, welche über mehrere Funktionsbereiche hinaus gehen oder von hoher strategischer Bedeutung für das gesamte Unternehmen sind.
Grundprinzipien als Basis des gelebten Prozesses
Der Prozess sollte dabei nicht überformalisiert werden, sondern vor allen Dingen vom Unternehmen gelebt werden können. Daher wurden zwei wesentliche Grundprinzipien definiert:
Kein IT-Projekt wird in den Fachbereichen gestartet, ohne vorherige Abstimmung mit der IT.
Dieses Prinzip gewährleistet, dass die IT alle Projekte kennt und beratend zur Seite stehen kann.
Reuse before Buy before Build.
Dieses Prinzip zielt auf eine Standardisierung der IT-Landschaft ab. Zunächst sollte versucht werden, bestehende Systeme zu nutzen und erst in letzter Konsequenz ein neues System zu entwickeln.
Mit Hilfe dieser verschiedenen Bausteine wurde die IT-Strategie von einem einmaligen Projekt zu einem gelebten Prozess, welcher gewährleistet, dass Fachbereiche und IT gemeinsam den strategischen Dialog aufrechterhalten und so die Unternehmensziele bestmöglich erreichen.
