Wie wir in den anderen Beiträgen der Beitragsreihe gesehen haben, ist EAM die Basis für eine nachhaltige und strategisch ausgerichtete Digitalisierung. Im letzten Beitrag haben wir uns angeschaut, was Business Capabilities sind und warum sie ein Herzstück des EAM darstellen, wenn es darum geht EAM in Abstimmung mit der Unternehmensstrategie durchzuführen. Da die Business Capability aus dem Zusammenspiel zwischen Prozessen, Menschen und Technologie bestehen, ist es jedoch wichtig diese bei der Entwicklung der Enterprise Architecture klar abzugrenzen. Hierbei soll dieser Beitrag mit einem kleinen Praxisbeispiel helfen.

Das Zusammenspiel zwischen Prozessen, Menschen und Technologie

TOGAF, dass wohl bekannteste Rahmenwerk zur Entwicklung und zum Management der Enterprise Architecture (EA), unterstützt Unternehmen und erläutert die einzelnen Konstrukte detailliert. Jedoch haben wir im Rahmen unserer Arbeit weitere Verknüpfungen und Anwendungsfälle der Business Capability festgestellt. Die dargestellte Grafik bildet zunächst das Zusammenspiel zwischen Prozessen, Menschen und Technologie ab. Die Business Capability beschreibt, „was“ ein Unternehmen tun kann oder besitzt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen und eine Business Function auszuführen.

Der Business Process beschreibt „wie“ dies geschehen kann. Menschen können sowohl Gruppen als auch Rollen sein, die diese Fähigkeit besitzen oder tun. Sie beantworten damit die Frage nach dem „wer“. „Womit“ eine Fähigkeit ausgeübt wird, stellt die Frage nach der genutzten Technologie und bildet so die Schnittstelle zur technischen Sicht der Unternehmensarchitektur ab.

Reklamationen abwickeln als Business Capability

An einem kleinen Beispiel aus dem Bereich Customer Service wollen wir die verschiedenen Konstrukte nochmals genauer betrachten und deren Zusammenhänge erläutern. Wie bereits im vorigen Beitrag gesehen, hat die Aufgabe des Customer Service (Business Function) die Fähigkeit (Business Capability) Reklamationen abzuwickeln. Durchgeführt wird dies vom Kundenbetreuer (Rolle), welcher der Abteilung Vertrieb – Kundenservice (Gruppe) angehört. Wie er dabei vorgeht beschreibt der Reklamationsprozess (Prozess). Der Mitarbeiter nimmt hier beispielsweise zunächst die Reklamation entgegen und erhebt sie. Dann bietet er dem Kunden ein neues Produkt oder eine Gutschrift an und steuert ggfs. einen internen Prozess in der Qualitätssicherung an.

Mit der Frage „womit“ begeben wir uns auf die technische Seite der EA. Im Fall der Abwicklung von Reklamationen könnte sich der Kundenbetreuer einem Exceltool (Applikation) bedienen, in das er alle reklamierten Artikel und zugehörige Informationen einträgt. Für die IT-Abteilung sind im Rahmen des EAM dann weitere technische Informationen relevant, die Risikopotentiale oder Redundanzen aufdecken wie z.B. die Frage nach der genutzten Datenbank, dem Server, auf dem das Programm läuft oder welche Schnittstellen zu anderen Applikationen bestehen. Außerdem sind auch Themen wie Lizenzierung und Vertragsmanagement wichtig.

Nachhaltige Digitalisierung durch eine gemeinsame Sprache

Um nun die Digitalisierung voranzutreiben, was in unserem Beispiel ein klares strategisches Unternehmensziel darstellt, könnte durch die detaillierte und transparente Aufbereitung der Business Capability ein Projekt ins Leben gerufen werden. Durch das Projekt sollen Automatisierung und Integration vorangetrieben werden und die Arbeit der Mitarbeiter erleichtert werden. Dies könnte dann zu der Entscheidung führen, ein CAQ Tool einzuführen (Projekt). Dadurch kann nachhaltige Qualitätssicherung und Dokumentation gesichert werden und mithilfe von Schnittstellen zu anderen Systemen der automatisierte Informationsfluss ermöglicht werden.

Durch die gemeinsame Sprache, welche mitunter durch die Business Capabilities gegeben ist, kann die IT-Abteilung nun gemeinsam mit den Fachbereichen besprechen, welche Anforderungen an das Tool bestehen und damit notwendigen strategischen Fähigkeiten auf IT-Seite ableiten. Außerdem ermöglicht das gemeinsame Gespräch aufzuzeigen, welche anderen Systeme, Prozesse und Menschen direkt oder indirekt von dieser Veränderung betroffen sind.

Die Abstimmung zwischen Fachbereichen und IT sowie das gemeinsame Verständnis ermöglichen eine nachhaltige Digitalisierung!

Hierbei bewegen sich alle Betroffenen in die gleiche Richtung, es entsteht eine größere Akzeptanz für Innovationen und die IT-Abteilung wird als Partner auf Augenhöhe angesehen.

 

 

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Weitere Quellen: The TOGAF® Standard, Version 9.2

Autorin: Constanze Riedinger