Communication is Key – Die Top 5 für eine effektive Business-IT-Kommunikation

“Communication is Key”, daran zweifelt wohl niemand. Im Unternehmenskontext jedoch effektiv zu kommunizieren vor allem über Abteilungsgrenzen oder Disziplinen hinaus, gestaltet sich häufig schwieriger als gedacht. Und das gilt auch für die Kommunikation zwischen Beteiligten der Fachbereiche und der IT-Abteilung. Eine Studie aus dem Jahr 2023 [1] zeigt, dass mehr als 70% der IT-Verantwortlichen die Kooperation mit dem Business als ungenügend einschätzen. Vor dem Hintergrund der digitalen Transformation, die für den globalen Wettbewerb entscheidend ist und nur gemeinsam bewältigt werden kann, ist jedoch eine effektive Kommunikation zwischen Fachbereichen und der IT-Abteilung erforderlich.

Aber was bedeutet eigentlich effektive Kommunikation?

Generell gilt Kommunikation dann als effektiv, wenn die Gesprächspartner einen „Zustand der Übereinstimmung“ anstreben. Das convergence model dargestellt in Abbildung 1 [2] beschreibt diese Kommunikation als einen dynamischen Prozess des Informationsaustauschs, um ein gegenseitiges Verständnis zu erreichen. Im Gegensatz zum linearen Sender-Empfänger-Modell, stellt das convergence model einen Zyklus dar, bei dem das kontinuierliche Teilen, Interpretieren und effektive Wahrnehmen von Informationen zentral sind. Im Verlauf führt dies zu kollektivem Handeln, gegenseitigem Einverständnis und schließlich gegenseitigem Verständnis.

Kommunikation ist nur dann effektiv, wenn gemeinsames Verständnis daraus entsteht.

Für Business und IT bedeutet ein solch gemeinsames Verständnis die bessere Ausrichtung beider Abteilungen. Durch effektive Kommunikation zwischen Business und IT kann Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen gestärkt werden. Dabei können Geschäftsziele und im gleichen Zug die strategische Bedeutung der IT verdeutlicht werden sowie Optimierungspotenziale identifiziert und die Effizienz der IT-Ausgaben gesteigert werden. Bleibt nur die Frage offen, wie man eine solche effektive Kommunikation vorantreibt.

Fünf Faktoren sind für eine effektive Business-IT-Kommunikation entscheidend [3]

1. Der Prozess zum regelmäßigen Austausch: Regelmäßig das Gespräch zu suchen und an geführte Konversationen anzuknüpfen ist wichtig, um eine Beziehung aufzubauen. Das kann je nach Unternehmen formell oder informell ablaufen, Hauptsache man bleibt im Gespräch. Da eine effektive Kommunikation zwischen Business und IT jedoch das Ziel verfolgt den bestmöglichen Mehrwert für das Business durch IT zu erzielen, sollte sie im besten Fall nicht für sich alleine stehen. Im Rahmen von Gesprächen könnte zum Beispiel durch klare Aufgaben Verbindlichkeit erzeugt werden, wodurch gemeinsam der optimale Einsatz von IT sichergestellt wird.
2. Die Verantwortlichen, die das Thema treiben: Effektive und zielgerichtete Kommunikation entsteht nicht von allein. Dahinter steckt oft intensive Beziehungspflege. Daher braucht es Personen, die nicht nur Moderations- und Kommunikationsskills mitbringen, sondern als Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT fungieren und den Austausch antreiben. Diese Verantwortlichen können in einer klassischen IT-Abteilung neben dem CIO, die IT Business Partner, die Enterprise Architekten, die Demand Manager oder die Service Manager sein. Möglich sind aber auch entsprechende Rollen in Fusion-Teams, auf der Business Seite oder in dezidierten Kommunikations- oder Schnittstellenfunktionen.
3. Die gemeinsame Sprache für ein einheitliches Verständnis: Für die Umsetzung der effektiven Kommunikation muss eine gemeinsame Sprache etabliert werden, die sowohl von Business-Vertretern als auch in der IT verstanden wird. Bewährt haben sich hierfür Business Capability Maps [4] – aber auch Prozesse, Servicekataloge oder je nach Unternehmen große IT-Plattformen sind gute Einstiegspunkte für eine Diskussion.
4. Die Transparenz und Darstellung der Informationen als Gesprächsinhalt: Damit dann auch wirklich eine Diskussion und einheitliches Verständnis entstehen kann, sind die Informationen entscheidend. Diese Informationen sollten transparent und verständlich bereit- und dargestellt werden. Darunter fallen zum Beispiel die kritischen Erfolgsfaktoren für die Fachbereiche, gemeinsame Projekte, Kosteninformationen aus der IT heraus aber auch von der Businessseite oder andere notwendige Daten, um die Digitalisierung voranzutreiben. Tools können bei der Sammlung und Darstellung der Informationen hilfreich sein, zum Beispiel Projektmanagement-Tools oder auch Enterprise Architecture Tools.
5. Und nicht zuletzt ist effektive Kommunikation eine Kulturfrage: Es erfordert eine Konversation auf Augenhöhe und die Bereitschaft zum offenen Austausch. Dabei ist es wichtig Vertrauen dahingehend zu haben, dass sich Business und IT im Gespräch gegenseitig einen Mehrwert liefern können und nur gemeinsam die digitale Transformation vorangebracht werden kann.

Effektive Kommunikation ist also kein Selbstläufer, aber Business und IT können durch effektive Kommunikation enger zusammenwachsen und zu Partnern auf Augenhöhe werden. In unserem nächsten  Blogbeitrag zeigen wir auf, wie mithilfe von strategischen Dialogen zwischen Business und IT (by BITCO³) die IT zum Business Partner wird – Stay Tuned!

Autorin: Constanze Riedinger

[1] LeanIX GmbH. (2023). LeanIX IT Cost Optimization Report 2023. https://www.leanix.net/en/download/it-cost-optimization-survey-2023

[2] Rogers, E. M., & Kincaid, D. L. (1981). Communication networks: Toward a new paradigm for research. Free Press.

[3] Eine differenzierte Darstellung der Erfolgsfaktoren zu finden bei Riedinger, C., Huber, M., & Prinz, N. (2023). Factors for Effective Communication of IT Costs and IT Business Value. Proceedings of the 18th FedCSIS, 677–687. https://annals-csis.org/proceedings/2023/drp/pdf/7224.pdf

[4] Bondel, G., Faber, A., & Matthes, F. (2018). Reporting from the Implementation of a Business Capability Map as Business-IT Alignment Tool. 2018 IEEE 22nd International Enterprise Distributed Object Computing Workshop (EDOCW), 125–134. https://doi.org/10.1109/EDOCW.2018.00027