Die letzten Blogbeiträge haben das Thema Schatten-IT vor allem aus Gesichtspunkten des Risikos betrachtet. Betrachtet man es aus der Sicht des Architekturmanagements, auch Enterprise Architecture Management (EAM) genannt, ergibt sich eine weitere Herausforderung: Schatten-IT, die zu offizieller Unternehmenssoftware redundant ist.

Woher kommt diese Redundanz?

Schatten-IT ist nicht in das Architekturmanagement integriert

Schatten-IT ist meistens nicht in das Management der Unternehmensarchitektur integriert

„Offizielle“ Unternehmenssoftware und Schatten-IT unterscheiden sich in vielen Punkten. Der Definition von Schatten-IT folgend, ist sie nicht in IT-Servicemanagementprozesse eingebunden. Außerdem ist sie meistens nicht in die Prozesse des Architekturmanagements integriert. Als Konsequenz entwickeln die Fachabteilungen Schatten-IT, ohne zu wissen, wie der eigentliche Architekturplan aussieht und wie das Schatten-IT-System am besten in die bestehende Architektur hineinpasst.

Unternehmenssoftware, wie beispielsweise führende Enterprise-Ressource-Planning-(ERP-)Systeme, sind komplexe Systeme, die in vielen Prozessen eingesetzt werden. Dieser Einsatz geht teilweise über Abteilungs- oder sogar Unternehmensgrenzen hinweg. ERP-Systeme haben außerdem eine große Anzahl an unterschiedlichen Funktionalitäten, die alle nahtlos miteinander integriert sind. Dabei werden sie in einem aufwendigen, geplanten Prozess zentral eingeführt und gesteuert. Schatten-IT hat jedoch gegenteilige Eigenschaften. Es sind oft spezifische Lösungen für eine einzige Abteilung. Fachabteilungen führen diese ohne Beachtung der Ist- oder der Soll-Architektur ein. Daher sind sie meistens nur mit manuellen oder halbautomatischen Schnittstellen mit anderer Software integriert. Die Fachabteilungen führen sie außerdem selbstständig, dezentral ein. Dies geschieht oft ohne vorherige Planung, weil sie implementiert werden, um auf aufgetretene Bedürfnisse kurzfristig zu reagieren.

Dabei haben Schatten-IT und Unternehmenssoftware jedoch einen wichtigen Punkt gemeinsam: Sie werden beide in den Prozessen der Unternehmen für geschäftliche Zwecke eingesetzt. Doch nicht nur das – oft kommen sie sogar im selben Geschäftsprozess oder für die selbe Aktivität zum Einsatz.

Was ist die Konsequenz des parallelen Einsatzes?

Schatten-IT und Unternehmenssoftware werden parallel eingesetzt

Schatten-IT und Unternehmenssoftware werden parallel eingesetzt

Durch ihren parallelen Einsatz kommt es zu Redundanzen von Unternehmenssoftware und Schatten-IT. Diese Redundanz tritt bei Daten oder Funktionalitäten ein. Dabei kann es zu unterschiedlichen Arten von Redundanz kommen, die wir im Folgenden anhand jeweils eines Beispiels beschreiben:

Komplette Redundanz: Lagerbestände werden sowohl in einer Excel-Datei als auch im ERP-System gespeichert und abgerufen. Die Excel-Datei stellt keine erweiterten Funktionalitäten zur Verfügung. Weil Daten und Funktionalität von Schatten-IT und ERP-System identisch sind, sprechen wir hier von einer kompletten Redundanz der beiden Systeme.

Datenredundanz: Produktinformationen werden manuell vom ERP System in einen Online Shop geladen. Die Daten sind redundant, jedoch stellt der Online Shop Funktionalitäten zur Verfügung, die das ERP System so nicht leisten kann. Da hier nur die Daten redundant sind, die Funktionalitäten sich jedoch unterscheiden, handelt es sich hierbei nur um eine Datenredundanz.

Teilweise Redundanz: Versicherungsdaten werden in eine Excel-Datei geladen, um sie dort mit weiteren Daten anzureichern und daraus einen Bericht zu generieren. Teilweise sind die Daten redundant, jedoch werden sie mit weiteren externen Daten erweitert. Da hier die Daten nur teilweise redundant sind, sprechen wir hier von einer teilweisen Redundanz.

Was sind die Nachteile dieser Situation?

Das Resultat von redundanter Schatten-IT sind Inkonsistenzen

Das Resultat von redundanter Schatten-IT sind Inkonsistenzen

Nachteile der beschriebenen Situationen von Redundanz sind vor allem Inkonsistenz und Ineffektivität. Inkonsistenzen können vor allen Dingen in der Datenhaltung auftreten. Werden Daten sowohl in der Unternehmenssoftware als auch in einem Schatten-IT System gehalten, kann dies dazu führen, dass die unterschiedliche Datenstrukturen definiert sind und sich die Daten nur noch schwer wieder zusammenführen lassen. Ineffizienzen treten aus der Sicht von EAM bei vielen Beispielen durch überflüssige Komplexität der Architektur auf, die dem Unternehmen keinen Mehrwert liefert. So ist eine Redundanz von Funktionalität verbunden mit höheren Wartungs- aber auch Betriebskosten. Heterogene Systeme und eine hohe Anzahl von Schnittstellen sind ebenfalls kostenintensiver als vollintegrierte Systeme.

Ein weiterer Nachteil sind manuelle oder halbautomatisierte Schnittstellen, die bei Schatten-IT oft vorliegen. Oft kopieren Fachbereiche Daten manuell von einem ERP System in ein Schatten-IT System. Diese Daten werden, in manchen Fällen, nach der Anreicherung oder Manipulation, wieder zurück in das ERP System gespielt. So kann es zu Problemen der Datenintegrität kommen. Als Ergebnis können Daten im ERP falsch sein und zu falschen Entscheidungen führen. Außerdem stehen manuelle Schnittstellen auch einer Automatisierung im Weg, was in der Konsequenz dann auch jegliche Digitalisierungsmaßnahmen behindert.

Was sind die Vorteile dieser Situation?

Jedoch hat die Situation der nicht-integrierten Schatten-IT-Systeme auch Vorteile. Fachbereiche sind flexibel, da sie schneller Systeme entwickeln und einsetzen können, die sie an ihre sich ändernden Bedürfnisse anpassen können. Außerdem ist die Eigenentwicklung von Systemen innovativ und Fachabteilungen bringen neue Technologien in die Unternehmen.

Des Weiteren kann eine komplette Redundanz von Schatten-IT und Unternehmenssoftware auch auf andere Mängel in der Unternehmenssoftware hinweisen. Schatten-IT kann nicht-funktionale Bedürfnisse stillen, die, bei reiner Betrachtung der Redundanz von Daten und Funktionen, nicht offensichtlich sind. Eine Excel-Datei kann beispielsweise Produktdaten parallel zu einem ERP System speichern. Dies kann daran liegen, dass die Excel-Datei einfacher und schneller durchsucht werden kann als das ERP System. Schatten-IT liefert den Fachbereichen ein System, was einfach zu nutzen ist. Es ermöglich ihnen, ihre Aufgaben komfortabel, beispielsweise durch eine einfachere Bedienbarkeit, zu lösen.

Was sollten Unternehmen tun?

Unternehmen müssen eine Balance zwischen Vor- und Nachteilen einer Integration finden

Unternehmen müssen eine Balance zwischen den Vor- und Nachteilen einer Integration finden

Betrachtet man rein die oben beschriebene Redundanz, dann könnte man meinen, es sei ein leichtes, über eine Integration zu entscheiden. Eine komplette Redundanz würde eine Überführung der Schatten-IT ins Kernsystem bedeuten, Datenredundanz die Bereitstellung einer Datenschnittstelle, usw. Wie aber die Ausführung der Vor- und Nachteile der Situation gezeigt haben, kann es auch Vorteile haben, wieso Schatten-IT nicht integriert ist. Daher müssen Unternehmen die Vor- und Nachteile einer Integration abwägen, um ein Ergebnis zu erzielen, was sowohl die Anforderungen des EAM erfüllt als auch die Bedürfnisse der Fachabteilung optimal abdeckt. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Architekturziele nicht erreicht werden oder Fachabteilungen die neu integrierten Systeme nicht nutzen.

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Redundanz von Schatten-IT und Unternehmenssoftware aus ihrer gemeinsamen Nutzung in den Geschäftsprozessen, aber vor allem aus der Einführung von Schatten-IT ohne Beachtung der Architekturpläne, herrührt. Als Konsequenz folgen redundante Daten und/oder Funktionalitäten und Ineffizienzen in Form von überflüssiger Komplexität der Architektur. Die Situation bietet aber auch Vorteile für die Fachabteilungen und Unternehmen, in Form von Flexibilität, Innovation und „komfortablen“ individuellen Systemen. Als Resultat müssen Unternehmen die Vor- und Nachteile dieser Redundanz abwägen, um zu entscheiden ob und inwieweit sie die Redundanz von Schatten-IT und Unternehmenssoftware beseitigen wollen.

Wenn Sie sich für Schatten-IT interessieren, dann kommen Sie doch zum 2. Schatten-IT Symposium am 22. Juni 2017 an der HTWG Konstanz. Wir werden dort von unseren Erfahrungen mit Schatten-IT berichten und würden uns freuen, Sie dort zu treffen.

Autor: Melanie Huber