Im letzten Beitrag unserer Blogserie über Schatten-IT-Beispiele aus der Praxis haben wir ein Exceltool zur Lieferankündigung vorgestellt. Heute wollen wir über eine Cloud-Lösung berichten, die eine Marketingabteilung für ihr Eventmanagement nutzt.

Eventmanagement in der Cloud

Eventmanagement in der Cloud

Eventmanagement in der Cloud: Die Marketingabteilung nutzt das Tool für das Planen von Messen und Events

Fachabteilung: Marketing

Technologie: Cloud

Zweck: Die Marketing-Abteilung nutzt das Tool für die Planung von Kundenbesuchen auf Messen und anderen Events des Unternehmens.

Einführungsgrund: Durch ein starkes Unternehmenswachstum und damit verbundenen umfangreichen Messeauftritten wurde es für die Marketing-Abteilung zunehmend schwerer die Standbesucher und Eventteilnehmer zu organisieren. Vor ein paar Monaten hat man sich deshalb mit IT-Tools zur Unterstützung dieser Aufgabe beschäftigt und die Cloud-Lösung ins Auge gefasst.

Nutzung: Besucher am Messestand und an Events werden in das Cloud-Tool eingetragen und so erfasst. Außerdem werden die eigenen Vertriebsmitarbeiter eingelesen und so die entsprechende Zuteilung von Besuchergesprächen koordiniert. Anschließend ist genau bekannt, wer mit welchen Kunden und Interessenten gesprochen hat. Die Verantwortlichen können ihre Kunden im Folgenden gezielter ansprechen.

Das System greift dabei auf Daten des HR-Systems des Unternehmens zurück, um die Vertriebsmitarbeiter zu verwalten. Außerdem werden über eine „menschliche“ Excel-Schnittstelle die erfassten Daten in das CRM-System übertragen.

Auswirkungen: Das Tool befindet sich aktuell in einem Zustand des Ausprobierens. Die Anforderungen sind noch komplett unsicher. Auch die Frage, ob das Tool weiter genutzt werden soll, ist noch nicht endgültig geklärt. Es zeigt sich hier besonders wie Schatten-IT und Improvisieren im Fachbereich zu Prozessverbesserungen beitragen kann. Vorher wurde alles per Hand gemacht. Viele Daten gingen verloren. Es ist also durchaus ein aus interner Unternehmenssicht innovatives Thema, das der Fachbereich hier vorantreibt.

Allerdings birgt das Vorgehen auch Risiken. Vor allem was das Thema Umgang mit personenbezogenen Daten und damit verbundene Datenschutzsachverhalte angeht. Des Weiteren ist der Prozess überhaupt nicht automatisiert und bringt umfangreiche, manuelle Tätigkeiten mit sich. Um diese Probleme zu mindern, konnte die IT-Abteilung nach dem Aufdecken der Schatten-IT die Marketingabteilung beraten. Das Potenzial des Ausprobierens wurde dabei Aufrechterhalten.

Wenn Sie sich für Schatten-IT interessieren, dann kommen Sie doch zum 2. Schatten-IT Symposium am 28. September 2017 an der HTWG Konstanz. Wir werden dort von unseren Erfahrungen mit Schatten-IT berichten und würden uns freuen, Sie dort zu treffen.

Autor: Dr. Stephan Zimmermann