Heutzutage ist die IT ein entscheidender Treiber der digitalen Transformation und somit ein wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Erfolgs eines Unternehmens. Im Zuge dieser Transformation sind jedoch auch die IT-Kosten der Unternehmen in den letzten Jahren stark angewachsen. Dieser Anstieg birgt ein großes Konfliktpotenzial, denn die IT soll auch weiterhin helfen die digitale Transformation voranzutreiben, gleichzeitig fordern aber Unternehmensleitung und Fachbereiche Kostensenkungen. Das Ergebnis ist nicht selten, dass große Gräben in der Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT entstehen 

Welche Vorteile birgt das IT-Kostenmanagement?  

Abhilfe schaffen kann dabei ein transparentes und verursachungsgerechtes Kostenmanagement der IT. Durch eine übersichtliche Auflistung der Entstehung der IT-Kosten und einer sachgerechten Verrechnung kann die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachbereich maßgeblich verbessert werden 

Die IT kann in vier mögliche Organisationsformen eingeteilt werden. Diese sind die „Hilfskostenstelle“, das „CostCenter“, das „ProfitCenter“ oder das „Systemhaus“. Je fortschrittlicher die IT-Organisation in diesen Punkten aufgestellt ist, desto verursachungsgerechter, kundenorientierter, transparenter und professioneller kann die IT auch ihr Kostenmanagement betreiben. Das IT-Kostenmanagement liefert aber neben der Verrechnung der IT-Kosten auch Steuerungsdaten für zukünftige strategische Entscheidungen, im Wohle der Unternehmens- bzw. IT-Strategie (wie z.B. die Abschaffung/der Wechsel einer Anwendung infolge zu hoher Kosten oder zu geringer Nachfrage). Grund dafür ist, dass sich die Ziele des IT-Kostenmanagements immer an den Unternehmenszielen orientieren sollten. IT-Kostenmanagement kann somit auch als Unterstützer bei Kostensenkungs- oder Kostentransparenz-Programmen, Preis-, Investitions- oder Make-or-Buy-Entscheidungen, Planung und Budgetierung agieren und damit den Unternehmenserfolg positiv beeinflussen. [1]

Wie können die IT-Kosten berechnet werden?

Grundlage bei der Berechnung der IT-Kosten ist die klassische Kostenrechnung. Dabei sollten die IT-Kosten den jeweiligen Kostenarten (Welche Kosten sind angefallen?), Kostenstellen („IT-Services“) (Wo sind Kosten angefallen?) und Kostenträgern („Business Services“) (Wofür sind die Kosten angefallen?) zugeordnet werden. [2]

Damit der Business Partner der IT einen besseren Überblick über die IT-Leistungen bekommt, sollte die IT nicht mehr klassisch über technisch geprägte Leistungsarten verrechnen (z.B. CPU-Sekunden oder belegter Plattenplatz). Effektiver ist eine Verrechnung über ihre Business Services, die in einem Leistungskatalog festgehalten werden . Eine Einteilung in Ist- oder Plankosten kann die Transparenz zusätzlich erhöhen. Denn durch die definieren IT-Leistungen, die als Business Services der Plankostenrechnung zugeteilt werden können, wissen die Business Partner wofür sie bezahlen und haben eine gewisse Vergleichbarkeit zum Markt. Lediglich fachspezifische Anwendungen, wie z.B. ein Anzeigesystem, sollten als Ist-Kosten abgerechnet werden, denn diese sind für die IT nicht billiger bei wenigen Usern, allerdings günstiger für die Business Partner/Kunden bei einer hohen Anzahl von Anwendern.

Schauen wir uns ein Beispiel an:

Kunden der IT können den Business Service „End User Service“ zu einem vordefinierten Preis bestellen, der sich aus verschiedenen IT-Services zusammensetzt. Dabei kann es sich z.B. um einen normalen Standardarbeitsplatz bei Jobbeginn (Business Service) mit der klassischen Hardware- und Softwareausstattung (IT-Services) handeln. Zusätzlich können Add-Ons, wie z.B. ein größerer Bildschirm, ein zusätzlicher Laptop, oder zusätzliche Software und Lizenzen für einen vordefinierten Kostenaufschlag dazu bestellt werden.

Wie kann ein verursachungsgerechtes und transparentes IT-Kostenmanagement konzipiert werden?

Am Ende sollte möglichst genau festgehalten werden, in welcher Qualität und zu welchem Preis die jeweiligen Business Services angeboten werden. Dieses schriftliche Übereinkommen nennt man Service Level Agreement (SLA). Das Ziel sollte sein, möglichst alle IT-Prozesse bestimmten Business Services zuordnen zu können. Dabei kann diese Zuordnung am Anfang auch noch eine einfache und teils pauschale Verteilung haben.

Wenn eine gewisse Transparenz erreicht ist, lässt sich diese Zuordnung ohne großen Aufwand weiter verfeinern. Jedoch sollte man auch weiterhin auf ein zu komplexes Zuordnungsgerüst verzichten. Angenommen es sind mehrere Bereiche an einem IT-Service beteiligt, dann sollten Verantwortlichkeiten und Leistungen durch ein Operation Level Agreement (OLA) vorher klar definiert werden. Erst danach kann eine genaue Preiskalkulation erfolgen.

IT-Kostenmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der regelmäßig gepflegt werden muss. Zum einen, wenn neue IT-Services hinzukommen, zum anderen, wenn sich Abnahmemengen gravierend verändern. Neben dieser kontinuierlichen Anpassung und Verbesserung sollte zusätzlich eine Clearing- oder Reklamationsstelle eingerichtet werden, die die Anwender bei Problemen unterstützt und als Ansprechpartner bezüglich der monatlichen Abrechnungen agiert. [3]

Wenn alle beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, bringt die Beherrschung der IT-Kosten bzw. ein erfolgreich ausgeführtes IT-Kostenmanagement einen signifikanten Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz mit sich. Denn umfassende Kenntnisse über die IT-Kosten eines Unternehmens können Einsparungspotenziale aufzeigen, aber auch eine mögliche strategische Fehlausrichtung aufdecken. In beiden Fällen wäre der Mehrwert für die gesamte Organisation enorm.

[1]    C. Bertleff, “Einführung einer IT-Leistungsverrechnung zur Unterstützung des strategischen IT-Controllings,” HMD Prax. Wirtsch., vol. 217, pp. 57–66, 2001.

[2]    APPTIO, “Apptio TBM Unified Model™ (ATUM™): The Standard Cost Model for IT,” 2014.

[3]    O. Mahrenholz and T. Gerick, “Praxishinweise zur Einführung eines Leistungsverrechnungssystems für IT-Dienste,” BC, 2004.

Autor: Niculin Prinz