„Die IT ist so teuer.“

Dieser Satz fällt so oder so ähnlich in vielen Unternehmen erfahrungsgemäß immer wieder. Auslöser hierfür sind die tendenziell steigenden Budgets für IT; jedes Jahr beansprucht der IT-Bereich höhere Mittel. Der implizite Vorwurf der Fachbereiche ist, dass die IT nicht effizient genug arbeitet und nicht alle Einsparpotenziale ausreizt. Die IT-Verantwortlichen entgegnen dann, dass sie eben auch jedes Jahr mehr IT-Leistungen bereitstellen müssen – auf Wunsch der Fachbereiche.

Der Wertbeitrag der IT ist schwer messbar

Dass diese Kontroverse oft geführt wird und das Thema so langlebig ist, liegt vermutlich auch an der eingeschränkten Messbarkeit des Gegenwerts der IT. Die Fachbereiche können nicht genau einschätzen, was sie strategisch und operativ von der IT haben und warum die IT-Kosten anfallen.

Die konkrete Messung des Wertbeitrags der IT bleibt aufgrund der überwiegend indirekten und langfristigen Wirkung der IT auf das Unternehmen schwierig. Zu einem besseren Verständnis des Wertes der IT kann aber auch das Verständnis der Ursachen für die IT-Kosten beitragen: wenn deutlich wird, durch welche Entscheidungen die IT-Kosten in die Höhe getrieben werden, wird auch klarer, welcher technologische Mehrwert durch diese Entscheidungen erhofft wird.

Wir suchen also die Kostentreiber der IT.

Zur Erläuterung: Kostentreiber sind die Faktoren, die zu einem Mehrverbrauch an Ressourcen führen, nicht jedoch die Ressourcen selbst. Soll heißen: die Personal- oder Lizenzkosten stellen keine Kostentreiber dar, sondern sind Ressourcen, die für die Leistungserstellung benötigt werden. Ein Kostentreiber wäre in diesem Beispiel die Anzahl der User, da bei mehr Usern auch mehr Lizenzen und mehr Mitarbeiter im Usersupport benötigt werden.

In verschiedenen Gesprächen mit Vertretern aus der Praxis haben wir die Kostentreiber der IT diskutiert und stellen nachfolgend den aktuellen Stand der Sammlung vor:

Bereich
Kostentreiber
Erläuterung
Leistungsangebot der IT IT als Teil der Produkte und Leistungen Je mehr die Technologie Bestandteil der Produkte und Leistungen eines Unternehmens ist, desto höher fallen natürlich auch die IT-Kosten aus.
Unterstützung der operativen Prozesse Der Umfang der IT-Unterstützung der Prozesse des Unternehmens steigert eindeutig die Kosten der IT.
Unternehmen Anzahl der User Je mehr User das Unternehmen hat, desto mehr IT-Kosten fallen absolut an.
Business Infrastruktur Eine räumliche Verteilung der geschäftlichen Infrastruktur, zum Beispiel durch Niederlassungen, führt zu höherem Ressourceneinsatz.
Organisatorische Komplexität des Unternehmens Je vielschichtiger und eine Organisation ist, desto komplexer müssen die IT-Strukturen werden. Hierzu zählen zum Beispiel parallel wirkende legale, regionale, divisionale und funktionale Strukturen.
Unternehmens-kultur Zur Unternehmenskultur gehört, dass Business und IT eine gemeinsame Vision über den Beitrag der IT zum Unternehmenserfolg entwickeln. Ist diese vorhanden, steigt die Fokussierung des IT-Einsatzes und damit auch die Effizienz. Dieser Kostentreiber wirkt auch auf einige andere Faktoren wie zum Beispiel die Qualität der Zusammenarbeit und die Individualisierung.
Standardisierung Harmonisierung der Technologie Je weniger unterschiedliche Technologien eingesetzt werden, desto geringer ist die Komplexität der IT-Landschaft; die damit verbundene Vermeidung von Redundanzen verringert die Kosten ebenfalls. Die Harmonisierung von Technologien verursacht jedoch wiederum Koordinationskosten.
Grad der Individualisierung Je weniger eine Applikation individualisiert wird, desto geringer fallen die Anpassungskosten aus. Im Gegenzug muss sich die Organisation aber mehr an die Technologie anpassen, was wiederum zu Organisationskosten führt.
Qualität Service Level Ein höheres Leistungsniveau der IT führt naturgemäß zu höheren Kosten.
Security Anforderungen Eng verbunden mit dem Service Level sind auch die Sicherheitserfordernisse des Unternehmens. Je größer der Sicherheitsbedarf, desto höher die Kosten.
Leistungsqualität Die Qualität der Serviceprozesse im Unternehmen sowie die Qualität der Zusammenarbeit bei den IT-bezogenen Prozessen zwischen den Fachbereichen und der IT verursachen Kosten. Wenn zum Beispiel die Zusammenarbeit bei der Definition von IT-Anforderungen nicht gut strukturiert ist, wird ein Projekt typischerweise teurer.
Sourcingqualität Als Ergänzung zur Leistungsqualität treibt auch die Qualität des Einkaufs von IT-Leistungen, insbesondere der richtige Outsourcinggrad und die gute Verhandlung der Preise, die Kosten.

Bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass einige dieser Kostentreiber unmittelbar mit dem Wertbeitrag der IT verbunden sind. Beispiele hierfür sind der Umfang der IT, aber auch der Grad der Standardisierung. Dagegen beziehen sich Kostentreiber wie etwa die Leistungs- oder die Sourcing-Qualität eher auf die Performance des Unternehmens.

Stimmen Sie mit dieser Einschätzung überein?

Sehen Sie noch weitere Aspekte? Hier würden wir uns über Ihr Feedback freuen.

Im nächsten Schritt sollen diese Kostentreiber verifiziert werden, um anschließend ihren Einfluss auf die Kosten herauszuarbeiten. Zudem soll untersucht werden, wie und durch wen die zugrunde liegenden Entscheidungen in den Unternehmen getroffen werden. Falls Sie an einer Mitarbeit bei diesem Forschungsthema interessiert sind, freuen wir uns ebenfalls über Ihre Rückmeldung.