In unserem letzten Blogbeitrag “Wie wird die IT zum Business Partner?” haben wir erfahren, dass Vertrauen eine wichtige gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT ist. Doch welche weiteren Möglichkeiten haben die beiden Bereiche, um erfolgreich zusammen zu arbeiten und in welchen Situationen sind welche Möglichkeiten angemessen? Dieser Fragestellung widmet sich der folgende Blogbeitrag.
Arbeiten Fachbereich und IT zusammen, dann das Ergebnis dieser Zusammenarbeit mit gewissen Unsicherheiten verbunden. Beispielsweise ist das Ziel der Einführung eines Mailaccounts klar, wohingegen Experimente mit Augmented Reality eher von Unsicherheit geprägt sind. Dies zeigt sich vor allen Dingen bei Anforderungen, die unklar sind oder sich während der laufenden Zusammenarbeit ändern.
Ein anderer Faktor, der die Zusammenarbeit von Fachbereich und IT prägt, ist die Komplexität. Diese ist hoch, wenn Ziele vielfältig sind oder gleichzeitig an vielen Inhalten gearbeitet wird, die mühsam koordiniert werden müssen. Genauso steigt die Komplexität mit der Anzahl der Beteiligten und der Anzahl der Arbeitspakete oder Phasen, die ein Projekt durchläuft.
Wägt man die beiden Faktoren, Komplexität und Unsicherheit, gegeneinander auf, dann erhält man ein Portfolio, das sich in vier Felder teilt. Die Handlungsmaßnahmen, die sich daraus ableiten, orientieren sich an den Governance-Ansätzen für unterschiedliche Outsourcing-Situationen [1]. In einer Outsourcing-Situation gibt es verschiedene Governance-Mechanismen, um die Beziehung zwischen dem Kunden und dem Dienstleister zu steuern. Auch die Beziehung zwischen IT und Fachbereich kann als eine Beziehung zwischen Dienstleister verstanden werden. Daher lassen sich auch die Handlungsmaßnahmen auf diese Situation übertragen.
Situationen mit hoher Unsicherheit erfordern eine gute Beziehung und etablierte Prozesse
In Phasen hoher Unsicherheit, also wenn Anforderungen an das Projekt oder Projektziele zu Beginn noch unklar sind, sind vor allen Dingen die beiden Instrumente „Prozesse“ und „Beziehung“ wichtig.
Kommt zu der hohen Unsicherheit noch eine hohe Komplexität hinzu, steht vor allen Dingen die gemeinsame Beziehung im Vordergrund. Dies kann dann der Fall sein, wenn Fachbereich und IT einen gemeinsamen Weg suchen, der Digitalen Transformation zu begegnen. Beispielsweise ist bei der erstmaligen Einführung von Augmented Reality nicht unbedingt klar, was das Ergebnis sein wird, da die Technologie selbst vielfältig einsetzbar ist. Bei dieser Art der Zusammenarbeit stehen, wie im letzten Blogbeitrag besprochen, eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Weltbild im Fokus. Dies ist essenziell, um gemeinsame Werte zu entwickeln und Vertrauen (wieder)aufzubauen. Demnach geht es aus Sicht der IT-Abteilung vor allen Dingen darum, Quick Wins zu generieren und die damit neu geschaffenen Erwartungen auch zu erfüllen.
Ist der Umfang der Zusammenarbeit weniger komplex, also beispielsweise bezogen auf einen bestimmten Bereich, wie der gemeinsamen Auswahl von IT-Lieferanten, so rücken Prozesse als Instrument in den Vordergrund. Damit ist es vor allen Dingen wichtig, Rollen, Verantwortlichkeiten und gemeinsame Abläufe festzulegen, nach denen Fachbereich und IT gemeinsam zusammenarbeiten können.
Situationen mit niedriger Unsicherheit erfordern klare Strukturen und Richtlinien
In Phasen niedriger Unsicherheit, also wenn die Anforderungen an das Projekt klar sind und sich nur wenige Änderungen im Projektverlauf ergeben, sind die Hauptinstrumente der Zusammenarbeit „Strukturen“ und „Richtlinien“.
Sind die Anforderungen an das Projekt und auch das zu erzielende Ergebnis klar, dann ist die Unsicherheit gering. Dies ist beispielsweise der Fall bei der Einführung eines neuen Mailaccounts. Hat aber das Projekt trotzdem einen großen Umfang oder eine lange Dauer, also handelt es sich um ein komplexes Unterfangen, dann stehen vor allen Dingen Strukturen im Vordergrund. Diese koordinieren die Projekte und stellen sicher, dass die gesteckten gemeinsamen Ziele erreicht werden. Hierzu zählen Gremien, die sich aus Vertretern beider Parteien zusammensetzen und in denen durch Diskussion gemeinsame Entscheidung getroffen werden. Wichtig sind hier auch Mitarbeiter an der Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT, wie Demand Manger, Domänenarchitekten oder Product Owner, die zwischen Fachbereich und IT vermitteln und eine gemeinsame Lösung finden können.
Bei niedriger Komplexität, also kleineren Projekten oder spezifischen Problemstellungen, dienen Richtlinien der Koordination der beiden Abteilungen. Dazu gehören Verordnungen für bestimmte Teilbereiche, wie beispielsweise die Verwendung einer bestimmten Programmiersprache für Softwareprojekte oder die Nutzung eines Templates für die Beschreibung von Projekten.
Wie auch bei den Outsourcing-Instrumenten, ist hier in den jeweiligen Phasen nicht nur das eine Instrumente das richtige. Vielmehr dominiert eines der Instrumente, während die anderen immer noch präsent sind. So ist vor allen Dingen die Beziehung von Fachbereich und IT eine wichtige Grundlage für eine effektive und langfristige Zusammenarbeit. Abhängig von der Komplexität und Unsicherheit ist es aber weiterhin wichtig, in den entsprechenden Situationen die richtigen Instrumente wie Strukturen, Prozesse oder Richtlinien ergänzend zu implementieren. So können Fachbereich und IT den verschiedenen Anforderungen umfassend begegnen und gemeinsam unterschiedliche Situationen meistern.
