Wenn Praxisartikel über Schatten-IT berichten, dann nutzen sie gerne Beispiele wie Dropbox oder andere Cloud-Services. Schatten-IT ist jedoch mehr als das. In vielen Fällen implementieren Fachabteilungen ihre Schatten-IT mit Hilfe von bestehenden Office-Lösungen, entwickeln eigene Tools oder kaufen sich sogar Hardware ein. Um zu zeigen, wie vielfältig Schatten-IT-Lösungen sein können, starten wir heute eine neue Blogserie. Darin beschreiben wir jeweils ein Beispiel von Schatten-IT näher, mit dem wir bei unseren Projekten konfrontiert waren. Den Anfang macht eine Excel-Lösung zur Ankündigung von Lieferungen.

Lieferankündigung mit Excel

Schatten-IT ist nicht in das Architekturmanagement integriert

Lieferankündigung per Excel: Die Logistikabteilung erstellt per VBA Label und .txt-Datei

Fachabteilung: Logistik

Technologie: Microsoft Excel mit VBA Code

Zweck: Die Logistikabteilung nutzt eine Excel-Lösung, um ihren externen Kunden eine anstehende Lieferung anzukündigen und weitere Daten über diese zu übermitteln.

Einführungsgrund: Vor sechs Jahren fragten die Kunden der Logistikabteilung die Mitarbeiter vermehrt an, ob es nicht möglich sei, eine Lieferung im Vorhinein anzukündigen. Da dies auch schon bei Konkurrenten umgesetzt wurde, war die Abteilung im Zugzwang. Sie brauchte schnell eine Lösung, die diese Lieferankündigung umsetzen konnte. Die Logistikabteilung scheute den Gang in die IT-Abteilung auf Grund des hohen Zeitaufwands und die Mitarbeiter hatten nur wenig Wissen über Alternativen. Das führte dazu, dass sie die Implementierung durch ein ERP System nicht in Erwägung zogen. Es musste so schnell wie möglich eine Lösung her. Ein findiger Mitarbeiter entwicklete daraufhin eine Excel-Lösung mit VBA und stellte sie seinen Kollegen zur Verfügung.

Nutzung: Die Mitarbeiter laden Lieferdaten aus dem ERP-System in die Excel-Lösung. Die Nummern der Paletten werden mit Hilfe eines mobilen Barcode-Scanners erfasst und zusammen mit den ERP Daten in der Lösung verbunden. Die Excel erstellt aus diesen Daten ein Label. Die Logistikabteilung druckt dieses aus und befestigt es an den zu verschickenden Paletten. Außerdem erstellt die Lösung eine .txt-Datei, die die Informationen über die anstehende Lieferung erhält. Diese versenden die Mitarbeiter per E-Mail an den Kunden. Die Abteilung archiviert die .txt-Datei außerdem händisch auf einem Laufwerk.

Auswirkungen: Anfangs war die Lösung für die Logistikabteilung ideal. Sie war schnell implementiert und war flexibel an die Bedürfnisse der Kunden anpassbar. Jedoch tauchten im Laufe der sechs Jahre, in der die Schatten-IT genutzt wurde, auch einige Probleme auf. Der Entwickler hat das Unternehmen bereits verlassen. Die Lösung ist passwortgeschützt, jedoch ist dieses den im Unternehmen verbliebenen Mitarbeitern unbekannt. Damit können sie keine Änderungen am VBA-Code vornehmen. Sie müssen außerdem die alte Office-Version beibehalten, weil ansonsten die Lösung nicht mehr funktioniert. Der Prozess hängt von der Lösung ab, da es keine andere Möglichkeit gibt, Label zu drucken und die Lieferankündigung an die Kunden zu versenden. Ein Ausfall des Prozesses hätte negative Folgen für die Lieferantenbewertung, was sich auf die Kundenzufriedenheit und das Image niederschlagen würde.

Wenn Sie sich für Schatten-IT interessieren, dann kommen Sie doch zum 2. Schatten-IT Symposium am 28. September 2017 an der HTWG Konstanz. Wir werden dort von unseren Erfahrungen mit Schatten-IT berichten und würden uns freuen, Sie dort zu treffen.

Autor: Melanie Huber