Unser Blogbeitrag „Verursachungsgerechtes IT-Kostenmanagement“ beschäftigt sich damit, wie ein verursachungsgerechtes und transparentes IT-Kostenmanagement konzipiert werden kann. Dieser Blogbeitrag widmet sich seiner praktischen Umsetzung. Gemeinsam mit einem Kunden hat BITCO³ ein auf das Unternehmen zugeschnittenes IT-Kostenmodell entwickelt und in Power BI implementiert.

Herausforderungen im IT-Kostenmanagement

Im vorherigen Blogbeitrag wurden bereits einige Faktoren erläutert, welche ein IT-Kostenmanagement erfordern: Die digitale Transformation führt zu einem Dilemma in den IT-Abteilungen vieler Unternehmen. Einerseits steigen die IT-Kosten stetig, andererseits wird von der Unternehmensführung Kostensenkung gefordert. Gleichzeitig sind Kosten nicht transparent, weil ein IT-Kostenmanagement nicht oder nur unzureichend in den Unternehmen etabliert ist.

Wenn überhaupt, findet die Verrechnung von IT-Kosten häufig nicht verursachungsgerecht, sondern lediglich auf Basis von User-Zahlen statt. IT-bezogene Entscheidungen haben dadurch für die verursachenden Fachabteilungen keine direkten finanziellen Auswirkungen. Werden die Entscheidungen vorrangig in den Fachbereichen getroffen, haben CIOs zudem wenig Einfluss auf die IT-Kosten. Der State of Tech Spend Report 2021 führt beispielsweise an, dass 26% der IT-Kosten dezentral in den Geschäftsbereichen kontrolliert werden.[1]

Dabei sehen sich die CIOs mit der stetig wachsenden Komplexität und steigenden Kosten konfrontiert. Der Druck, IT-Kosten transparent zu machen und aktiv zu steuern, steigt. Aus diesen Herausforderungen lassen sich die Ziele des IT-Kostenmanagement ableiten:

Die IT-Kosten werden stufenweise auf Kostenempfänger verteilt

Das von uns verwendete Kostenmodell begegnet den beschriebenen Herausforderungen. Die Verrechnung basiert auf verschiedenen Dimensionen. Grundsätzlich findet die Verteilung der IT-Kosten bezogen auf eine bestimmte Periode statt. Außerdem können sowohl Ist- als auch Plankosten, beispielsweise für definierte IT-Services, verrechnet werden.

Über mehrere Stufen werden die IT-Kosten verrechnet, sodass am Ende die Kosten je Kostenempfänger ermittelt werden. Soweit möglich, werden dabei Kosten direkt den Verursachern zugerechnet. Andernfalls erfolgt die Verrechnung von einer Ebene zur nächsten über nutzungsbasierte Verrechnungsschlüssel.

Die Primärkosten fallen in den Kostenarten an. Diese werden der nächsten Ebene, den IT-Services, zugeordnet. IT-Services bezeichnen die Kerntätigkeiten, die eine IT-Abteilung für das Unternehmen und die Fachbereiche erbringt. Dazu gehören beispielsweise die Systemadministration sowie Betrieb und Bereitstellung von Rechenzentrum und Netzwerk. In der nächsten Ebene werden diese Kosten wiederum auf die Business Services verteilt, die die von der IT betriebenen IT-Systeme umfasst. Im letzten Schritt findet die Verrechnung von den IT-Systemen auf die Kostenempfänger statt.

Kostenempfänger können beispielsweise Abteilungen, Geschäftsbereiche oder Tochtergesellschaften sein. Am Ende der Verrechnung werden die IT-Kosten für jeden Kostenempfänger und alle Ebenen zuvor transparent aufgezeigt.

Power BI ermöglicht eine weitgehende Automatisierung der IT-Kosten-Verrechnung

Um die IT-Kostenverrechnung effizient zu gestalten, nutzen wir das von Microsoft entwickelte Business Intelligence-Tool Power BI. Power BI ermöglicht die Verarbeitung und Visualisierung großer Datenmengen. Von Gartner wurde es wiederholt als Leader in seiner Kategorie ausgezeichnet.[2] Mithilfe des Tools können Rohdaten aus verschiedenen Quellen importiert und anschließend bereinigt, gefiltert und aggregiert werden. Es bietet viele Möglichkeiten, um Visualisierungen und ganze Reports zu erstellen. Dabei ist Power BI leistungsstärker und flexibler als Excel-Lösungen. Die Desktop-Version von Power BI ist zudem kostenlos. (Stand 04/2021)

Durch Power BI ist es möglich, die Verrechnung der IT-Kosten weitgehend zu automatisieren. Ist ein Kostenmodell einmal aufgestellt und implementiert, reicht ein Import der Rohdaten und alle weiteren Verarbeitungsschritte übernimmt Power BI. Änderungen des Modells erfolgen vorrangig in den Input-Dateien.

Wie das Ergebnis aussehen kann, zeigt das Beispiel-Dashboard in der folgenden Abbildung.

Für die Darstellung der Kalkulationsergebnisse bietet Power BI eine Vielzahl an Visualisierungsmöglichkeiten. Über das kostenpflichtige SaaS-Modul von Power BI können Dashboards auch über die Cloud zur Verfügung gestellt werden.

Wie auch Sie ein transparentes IT-Kostenmanagement gestalten

Die auf Basis von Power BI definierten Reports ermöglichen eine strukturierte und detaillierte Darstellung der IT-Kosten. Die gewonnene Transparenz ermöglicht es, Hebel zur Senkung der IT-Kosten zu identifizieren. Gleichzeitig entfaltet das IT-Kostenmanagement so eine Steuerungswirkung, da Entscheidern die IT-Kosten aufgezeigt werden, das Kostenbewusstsein bei den Anwendern gestärkt wird und eine verursachungsgerechte Verrechnung erfolgt.

Mit Power BI verfolgen wir einen einfachen, pragmatischen Ansatz: Größtmögliche Transparenz mit vertretbarem Aufwand schaffen. Möchten auch Sie Ihre IT-Kosten aktiv managen? Wir begleiten Sie dabei, ein solches IT-Kostenmodell aufzusetzen und übernehmen für Sie die Implementierung in Power BI. Treten Sie mit uns in Kontakt!

[1] Flexera (2021): State of Tech Spend Report. Online verfügbar unter https://resources.flexera.com/web/pdf/report-slo-state-of-tech-spend-2021-de.pdf?elqTrackId=feb3c921fce8473394dd5c71379b2c3c&elqaid=6492&elqat=2

[2] Microsoft (2021): Microsoft named a Leader in the 2021 Gartner Magic Quadrant for Analytics and BI Platforms. Online verfügbar unter https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/microsoft-named-a-leader-in-2021-gartner-magic-quadrant-for-analytics-and-bi-platforms/

Autorin: Lorena Gohlke